Magazynowanie — niezależnie od tego, czy zarządzamy dużą firmą, czy tą nieco mniejszą, bywa dla przedsiębiorców sporym ciężarem. Dosłownie — i w przenośni. Nic dziwnego, że nawet giganci na swoich rynkach (czyli firmy, które stać na stworzenie własnego centrum magazynowego) decydują się na współpracę z zewnętrznymi operatorami logistycznymi. Czy to znaczy, że wraz z przekazaniem naszych towarów „na półkę” operatora powinniśmy zapomnieć o logistyce? Absolutnie nie! Warto na przykład dowiedzieć się, na co składają się koszty magazynowania i jak je oszacować. W końcu im lepiej poznamy tajniki działania naszego przedsiębiorstwa, tym lepiej, prawda?
Czym są koszty magazynowania?
Zacznijmy od początku — kosztami magazynowania nazywamy wszystkie wydatki związane z przechowywaniem produktów — musimy w nich uwzględnić nie tylko składowanie, a także transport, obsługę oraz inwentaryzację zapasów, utrzymanie magazynu i jego personelu oraz realizację zamówień.
Koszty obsługi magazynu dzielimy tak, jak w przypadku każdej innej działalności — na stałe i zmienne. Koszty stałe nie są uzależnione od ilości magazynowanych towarów; zaliczymy do nich przede wszystkim:
- opłaty za wynajem magazynu oraz jego obsługę (koszty mediów i ochrony);
- koszty wynajmu maszyn;
- koszty serwisowania;
- wydatki administracyjne i koszty manipulacyjne;
- koszty ubezpieczenia magazynu i jego wyposażenia;
- wynagrodzenia pracowników.
Z kolei koszty zmienne są bezpośrednio zależne od ilości składowanych w obrębie magazynu produktów i przeprowadzanych operacji magazynowych. Taki charakter mają między innymi:
- wydatki związane z obsługą zamówień;
- koszty przechowywania i utrzymania zapasów, a także ich inwentaryzacji;
- koszty usług dodatkowych;
Na wysokość kosztów zmiennych w dużym stopniu może wpłynąć również szereg sytuacji losowych — nieprzewidziane naprawy, niekompetencje pracowników czy wynikające z nich opóźnienia, a także braki zapasów.
Co składa się na koszty magazynowania?
Tak jak zaznaczyliśmy, na wysokość kosztów magazynowania składa się wiele czynników.
A oto lista najważniejszych z nich:
- Powierzchnia magazynowa
Nasze logistyczne wydatki zaczynają się oczywiście od… samego magazynu. Na pytanie „gdzie przechowywać towary?” mamy trzy odpowiedzi — we własnym magazynie (którego budowa może być ogromną inwestycją, nie wspominając o kosztach jego obsługi), na wynajmowanej powierzchni magazynowej lub w centrum logistycznym należącym do naszego operatora. To, którą z tych opcji powinniśmy wybrać zależy od możliwości naszego przedsiębiorstwa — pamiętajmy jednak, że samodzielna obsługa magazynu to niełatwa sztuka!
A od czego jest uzależniony koszt wynajmu powierzchni magazynowej? Od lokalizacji — to oczywiste. Im bliżej miasta-węzła komunikacyjnego znajduje się magazyn, tym wyższe będą ceny wynajmu. Druga kwestia to koszty eksploatacyjne; opłaty za wody i prądu czy koszty ogrzewania mogą być w przypadku dużych powierzchni magazynowych dosyć spore! Swoje kosztuje także obsługa magazynu: naprawa niezbędnych systemów, utrzymanie czystości i inne prace konserwacyjne.
- Usługi magazynowe
Towarów „na magazynie” nie możemy zostawić samych sobie — wymagają one fachowej obsługi. Do kosztów magazynowania często wlicza się zatem wydatki związane z obsługą zamówień: przyjmowaniem produktów oraz ich wysyłką, rozmieszczeniem towarów w magazynach czy procesem kompletacji zamówień i ich przygotowaniem do wysyłki do klienta końcowego.
- Koszty wynajmu sprzętu oraz serwisowania
Aby centrum logistyczne mogło działać jak w zegarku, niezbędny będzie nam nowoczesny sprzęt — a to rodzi kolejne wydatki, związane z zakupem maszyn lub ich wynajmem. Do tego dochodzą konieczne przeglądy techniczne i konserwacja sprzętu; jeśli chcemy (a powinniśmy!) uniknąć opóźnień w łańcuchu dostaw, nasze podnośniki i wózki widłowe muszą pozostawać w stu procentach sprawne.
- Koszty obsługi systemów informatycznych
Współczesne centrum magazynowe wymaga odpowiedniego oprogramowania. To dzięki systemom zarządzania magazynem i zamówieniami centra dystrybucyjne są w stanie szybko realizować dostawy i zminimalizować ryzyko błędów. Całkiem istotną częścią kosztów magazynowania muszą być więc wydatki na systemy IT oraz kadrę odpowiedzialnych za nie specjalistów.
- Koszty transportu
Transport to nieodłączny element logistyki. Koszty, które ponosimy na spedycję towarów i ich dostawę do klientów: wydatki na paliwo, naprawy i przeglądy techniczne, a także ubezpieczenie OC pojazdów oraz wynagrodzenia kierowców także wliczamy do kosztów magazynowania. W obliczu rekordowo wysokich cen paliw i gazu — wydatki na transport stanowią ogromną część kosztów logistycznych!
Co obejmują usługi magazynowania?
Naszym zdaniem, aby zrozumieć, jak wiele pracy wymaga obsługa zmagazynowanego towaru, warto przynajmniej raz na jakiś czas odwiedzić centrum logistyczne, z którego korzysta firma. To właśnie tam, w magazynie, możemy zobaczyć na własne oczy, za co płacimy naszym podwykonawcom.
W zakres codziennych czynności związanych z obsługą towarów należą:
- rozładunek i załadunek palet;
- umieszczenie towarów na regałach;
- kompletacja zamówień;
- miksowanie;
- foliowanie;
- konfekcjonowanie.
W logistyce wszystkie usługi magazynowe określa się jako handling.
Jak obliczyć całkowite koszty magazynowania?
Dobrze — a zatem wiemy już, z czym związane są koszty magazynowania. Jak je obliczyć? Operatorzy logistyczni stosują dwie metody; obie są prawidłowe, lecz każda z nich dostarczy nam nieco innych informacji. Omówmy je krótko!
Metoda kosztów jednostkowych
Dzięki niej możemy określić koszt magazynowy dla jednego przechowywanego produktu. Jest bardzo intuicyjna — musimy zsumować wszystkie koszty związane z magazynowaniem, a potem podzielić je przez przeciętny stan zapasów magazynowych. Proste!
Metoda proporcjonalna
W przeciwieństwie do kosztu jednostkowego metoda proporcjonalna uwzględnia nie przeciętny stan zapasów, a wartość każdego ze składowanych towarów. Jest więc zdecydowanie bardziej skomplikowana — wymaga bowiem precyzyjnego określenia wartości zapasów na stanie magazynu i przyporządkowania jej proporcjonalnej części całości poniesionych wydatków.
Wskaźnik kosztów magazynowych — liczymy na oszczędności
Jednym z podstawowych mierników wykorzystywanych w gospodarce magazynowej jest także wskaźnik kosztów magazynowania — pozwalający łatwo porównać zmieniające się koszty działalności w kolejnych okresach czasu. Aby go obliczyć, powinniśmy zsumować koszty magazynowania, po czym podzielić je przez wielkość obrotu magazynowego w danym okresie, na przykład w skali miesiąca.
Podsumowanie
Aby w pełni zrozumieć, co stoi za „tajemniczymi” kosztami magazynowania, trzeba by było poświęcić długie godziny na analizę dokumentów finansowych centrum logistycznego. Tych czynników jest po prostu mnóstwo. Jednak dokładna analiza może przynieść wymierne oszczędności; warto więc wziąć proces logistyczny naszej firmy pod lupę!