Przyjęcie towaru do magazynu jest pierwszym i najważniejszym elementem całego procesu magazynowania. Dobrze zorganizowane przyjmowanie towaru do magazynu ma ogromny wpływ na sprawniejsze funkcjonowanie magazynu. W zależności od rodzaju działalności i infrastruktury oraz skali przedsiębiorstwa może to być proces szybki i prosty albo bardzo skomplikowany. W jaki sposób powinno przebiegać sprawne przyjęcie towaru do magazynu i o czym warto pamiętać podczas procesu magazynowania?
To, w jaki sposób wygląda procedura przyjęcia towaru do magazynu, w głównej mierze zależy od skali biznesu, jaki prowadzimy. Zupełnie inaczej wygląda przyjmowanie niewielkiej dostawy, która składa się z małej liczby produktów do sklepu, niż w przypadku kilkuset produktów do profesjonalnego magazynu.
Proces przyjęcia towaru do magazynu składa się z kilku uniwersalnych i powtarzalnych kroków, które znajdują zastosowanie praktycznie w każdym przypadku. W kolejnym kroku opisany zostanie pełny schemat takiego procesu oraz instrukcja krok po kroku.
Pierwszy krok przyjęcia towaru do magazynu to dobrze zaplanowane procesy magazynowe. Stworzenie odpowiedniego schematu umożliwia usprawnienie działania całego magazynu.
Kolejny krok dotyczy fizycznego wyładunku towarów. Etap ten uzależniony jest w głównej mierze od wielkości prowadzonej przez na działalności biznesowej oraz liczby towarów przyjmowanych na magazyn. Podczas tego etapu lub po jego zakończeniu należy dokonać szczegółowej weryfikacji przyjmowanych produktów i dokumentów przewozowych.
Końcowy proces przyjęcia towarów na magazyn wiąże się z etykietowaniem, konsolidacją i rozmieszczenie towarów w magazynie.
Instrukcja przyjęcia towaru do magazynu składa się z czterech kluczowych etapów:
Dobrze zorganizowane magazynowanie towarów umożliwia zachowanie pełnego obrazu stanów magazynowych, ale również zapewnia ich szybki i bezproblemowy przepływ. Taki schemat przyjmowania towarów do magazynu oferują profesjonalne firmy świadczące usługi fulfillment dla e-commerce. Termin ten dotyczy zarówno magazynowania produktów, jak i obsługę zamówień składanych przez klientów w sklepie online.
Z roku na rok termin fulfillment się rozwija i obecnie jest to również bieżąca obsługa klienta w sklepie internetowym oraz obsługa zwrotów przez klientów. Z takiego rozwiązania najczęściej korzystają firmy, które są liderami w branży e-commerce.
W ostatnim czasie wzrosło również zainteresowanie fulfillmentem wśród średnich, a nawet tych małych sklepów sprzedających przez internet. Outsourcing logistyki sklepu online to przede wszystkim oszczędność czasu, ale również optymalizacja kosztów wysyłek.
Najprościej mówiąc awizacja dostaw to powiadomienie magazynu o zbliżającej się dostawie. W większości przypadków jest to specjalny dokument, który przesyła się do odbiorcy, czyli do magazynu przez dostawcę. W awizacji dostaw powinny zostać zapisane takie informacje jak:
Czy ważna jest awizacja dostaw? Oczywiście awizacja dostaw jest bardzo ważna, ponieważ pozwala odpowiednio przygotować się do przyjęcia towarów, zaplanować pracę rozładunkowe i samo przyjęcie produktów na magazyn. Ma więc ogromny wpływ na sprawną i bezproblemową pracę magazynu.
Jeśli chodzi o przyjęcie produktów na magazyn i jego księgowanie, to bardzo ważnym dokumentem jest PZ, czyli przejęcie zewnętrzne. Ten podstawowy dokument magazynowy pozwala zarządzać stanami magazynowymi. Dokumenty umożliwiają księgowanie przyjęcia towarów na magazyn oraz aktualizacje stanu bieżącego. Przyjęcie zewnętrzne sporządzane jest na podstawie dokumentu takiego jak faktura zakupu. Ewentualnie można wykorzystać WZ od dostawcy albo nasze złożone zamówienie.
Przyjęcie wewnętrzne to nieco inny dokument dotyczący przyjęcia towaru wytworzonego w procesie produkcji wewnątrz przedsiębiorstwa. Może również dotyczyć przyjęcia produktów albo surowców od innej jednostki, ale w ramach struktury jednej firmy. Dokument, jakim jest przyjęcie wewnętrzne, jest dowodem, który umożliwia zwiększenie stanów magazynowych. W tym przypadku nie wymaga się podania kontrahenta, ponieważ proces dotyczy tego samego przedsiębiorstwa.
Przyjęcie zewnętrzne lub wewnętrzne to najczęściej stosowany dokument potwierdzający przyjęcie towaru do magazynu. Oprócz księgowania stanów magazynowych potrzebne są również takie dokumenty jak: MM – czyli przesunięcie międzymagazynowe, WZ – czyli wydanie na zewnątrz oraz RW – co oznacza rozchód wewnętrzny.
Dobrze zaplanowany proces przyjęcia towarów do magazynu ma ogromne znaczenie dla efektywności pracy całego przedsiębiorstwa. Ważne jest to, aby przygotować odpowiednie procedury, które pokazują krok po kroku, jak ma wyglądać przyjęcie produktów na magazyn. Płynna realizacja zapewnia większą wydajność i szybki przepływ ładunków.