Jak wygląda procedura przyjęcia towaru do magazynu?

Procedura przyjęcia towaru do magazynu

Przyjęcie towaru do magazynu jest pierwszym i najważniejszym elementem całego procesu magazynowania. Dobrze zorganizowane przyjmowanie towaru do magazynu ma ogromny wpływ na sprawniejsze funkcjonowanie magazynu. W zależności od rodzaju działalności i infrastruktury oraz skali przedsiębiorstwa może to być proces szybki i prosty albo bardzo skomplikowany. W jaki sposób powinno przebiegać sprawne przyjęcie towaru do magazynu i o czym warto pamiętać podczas procesu magazynowania?

 

Od czego zależy procedura przyjęcia towaru do magazynu?

To, w jaki sposób wygląda procedura przyjęcia towaru do magazynu, w głównej mierze zależy od skali biznesu, jaki prowadzimy. Zupełnie inaczej wygląda przyjmowanie niewielkiej dostawy, która składa się z małej liczby produktów do sklepu, niż w przypadku kilkuset produktów do profesjonalnego magazynu.

Proces przyjęcia towaru do magazynu składa się z kilku uniwersalnych i powtarzalnych kroków, które znajdują zastosowanie praktycznie w każdym przypadku. W kolejnym kroku opisany zostanie pełny schemat takiego procesu oraz instrukcja krok po kroku.

Schemat przyjęcia towaru do magazynu

Pierwszy krok przyjęcia towaru do magazynu to dobrze zaplanowane procesy magazynowe. Stworzenie odpowiedniego schematu umożliwia usprawnienie działania całego magazynu.

Kolejny krok dotyczy fizycznego wyładunku towarów. Etap ten uzależniony jest w głównej mierze od wielkości prowadzonej przez na działalności biznesowej oraz liczby towarów przyjmowanych na magazyn. Podczas tego etapu lub po jego zakończeniu należy dokonać szczegółowej weryfikacji przyjmowanych produktów i dokumentów przewozowych.

Końcowy proces przyjęcia towarów na magazyn wiąże się z etykietowaniem, konsolidacją i rozmieszczenie towarów w magazynie.

Przyjęcie towaru do magazynu – schemat wygląda następująco:

  1. Zaplanowanie zadań związanych z przyjęciem towaru na magazyn.
  2. Wyładunek produktów.
  3. Zweryfikowanie przyjętych towarów, dokumentacji i kontrola jakości.
  4. Etykietowanie, ewentualna konsolidacja produktów i rozmieszczenie ich w odpowiednim miejscu na magazynie.

Dokładna instrukcja przyjęcia towarów na magazyn

Instrukcja przyjęcia towaru do magazynu składa się z czterech kluczowych etapów:

  1. Zaplanowanie zadań związanych z przyjęciem towarów na magazyn – właściwe zaplanowanie wszystkich działań związanych z przyjęciem towaru na magazyn pozwala uniknąć jakichkolwiek problemów w strefie magazynowej i zapewnia płynne działanie całego magazynu. Odpowiednie planowanie dotyczy organizacji i skutecznej komunikacji pomiędzy dostawcami i przewoźnikami a pracownikami na magazynie. Należy zadbać o to, aby osoby, które będą przyjmować towar na magazyn, posiadały wszystkie niezbędne informacje wraz z dokumentacją, zanim pojawi się dostawa na magazyn.
  2. Fizyczny rozładunek towaru na magazynie – w każdym profesjonalnym magazynie wyładunek odbywa się w przygotowanych do tego dokach przeładunkowych, skąd wszystkie produkty trafiają do strefy przyjęć. Później trafiają do obszaru konsolidacji albo też od razu bezpośrednio na magazyn, ale tylko w przypadku gdy konsolidacja nie jest wymagana. Ten etap przyjęcia towarów w głównej mierze zależy od poziomu kwalifikacji pracowników magazynowych.
  3. Weryfikacja przyjętych produktów i dokumentów – zaraz po wyładunku towarów należy porównać stan faktyczny z listami awizacyjnymi i listami przewozowymi. Na tym etapie należy sprawdzić liczbę i rodzaj dostarczonych produktów na magazyn. Istotnym elementem tego etapu jest również kontrola jakości dostarczonego towaru. Chodzi tutaj głównie o to, aby zidentyfikować uszkodzone towary albo też te, które nie spełniają określonych wymagań w zamówieniu. Ten etap kontroli może wymagać dodatkowych elementów, jeżeli przyjmowane są produkty z branży farmaceutycznej czy żywnościowej albo w przypadku substancji niebezpiecznych.
  4. Oznaczenie i skierowanie towarów do konkretnych stref magazynu – na ostatnim etapie przyjęcia magazynowego wykonuje się etykietowanie towarów. W ten sposób można dokonać rejestracji wszystkich produktów w systemie magazynowym i przypisać do odpowiednich regałów na magazynie. Szybka identyfikacja i lokalizacja towaru w magazynie jest podstawowym fundamentem sprawnego działania.

Dlaczego ważne jest zorganizowane magazynowanie towarów?

Dobrze zorganizowane magazynowanie towarów umożliwia zachowanie pełnego obrazu stanów magazynowych, ale również zapewnia ich szybki i bezproblemowy przepływ. Taki schemat przyjmowania towarów do magazynu oferują profesjonalne firmy świadczące usługi fulfillment dla e-commerce. Termin ten dotyczy zarówno magazynowania produktów, jak i obsługę zamówień składanych przez klientów w sklepie online.

Z roku na rok termin fulfillment się rozwija i obecnie jest to również bieżąca obsługa klienta w sklepie internetowym oraz obsługa zwrotów przez klientów. Z takiego rozwiązania najczęściej korzystają firmy, które są liderami w branży e-commerce.

W ostatnim czasie wzrosło również zainteresowanie fulfillmentem wśród średnich, a nawet tych małych sklepów sprzedających przez internet. Outsourcing logistyki sklepu online to przede wszystkim oszczędność czasu, ale również optymalizacja kosztów wysyłek.

Czym jest awizacja dostaw?

Najprościej mówiąc awizacja dostaw to powiadomienie magazynu o zbliżającej się dostawie. W większości przypadków jest to specjalny dokument, który przesyła się do odbiorcy, czyli do magazynu przez dostawcę. W awizacji dostaw powinny zostać zapisane takie informacje jak:

  • data i godzina dostawy,
  • numer bramy magazynowej, jeśli magazyn ma ich więcej niż jedną,
  • niezbędne dane przewoźnika takie jak: imię i nazwisko, telefon, nazwa firmy spedycyjnej, typ transportu, itp.,
  • numer dokumentu,
  • dodatkowy opis.

Czy ważna jest awizacja dostaw? Oczywiście awizacja dostaw jest bardzo ważna, ponieważ pozwala odpowiednio przygotować się do przyjęcia towarów, zaplanować pracę rozładunkowe i samo przyjęcie produktów na magazyn. Ma więc ogromny wpływ na sprawną i bezproblemową pracę magazynu.

Czym jest przyjęcie zewnętrzne towaru do magazynu?

Jeśli chodzi o przyjęcie produktów na magazyn i jego księgowanie, to bardzo ważnym dokumentem jest PZ, czyli przejęcie zewnętrzne. Ten podstawowy dokument magazynowy pozwala zarządzać stanami magazynowymi. Dokumenty umożliwiają księgowanie przyjęcia towarów na magazyn oraz aktualizacje stanu bieżącego. Przyjęcie zewnętrzne sporządzane jest na podstawie dokumentu takiego jak faktura zakupu. Ewentualnie można wykorzystać WZ od dostawcy albo nasze złożone zamówienie.

Co to jest przyjęcie wewnętrzne?

Przyjęcie wewnętrzne to nieco inny dokument dotyczący przyjęcia towaru wytworzonego w procesie produkcji wewnątrz przedsiębiorstwa. Może również dotyczyć przyjęcia produktów albo surowców od innej jednostki, ale w ramach struktury jednej firmy. Dokument, jakim jest przyjęcie wewnętrzne, jest dowodem, który umożliwia zwiększenie stanów magazynowych. W tym przypadku nie wymaga się podania kontrahenta, ponieważ proces dotyczy tego samego przedsiębiorstwa.

Podsumowanie – księgowanie przyjętego towaru do magazynu

Przyjęcie zewnętrzne lub wewnętrzne to najczęściej stosowany dokument potwierdzający przyjęcie towaru do magazynu. Oprócz księgowania stanów magazynowych potrzebne są również takie dokumenty jak: MM – czyli przesunięcie międzymagazynowe, WZ – czyli wydanie na zewnątrz oraz RW – co oznacza rozchód wewnętrzny.

Dobrze zaplanowany proces przyjęcia towarów do magazynu ma ogromne znaczenie dla efektywności pracy całego przedsiębiorstwa. Ważne jest to, aby przygotować odpowiednie procedury, które pokazują krok po kroku, jak ma wyglądać przyjęcie produktów na magazyn. Płynna realizacja zapewnia większą wydajność i szybki przepływ ładunków.