Czym jest audyt logistyczny i dlaczego warto go przeprowadzić?

czym jest audyt logistyczny

Prowadzenie działalności biznesowej nie jest niczym prostym. Aby móc stanąć na wysokości zadania, nie wystarczy posiadać kapitał oraz mieć doświadczenie. Wręcz przeciwnie – łatwo wówczas o przepalenie budżetu. Oprócz tego musisz sprawić, by procesy biznesowe zachodziły w sposób optymalny. W jaki sposób możesz to osiągnąć? Warto, by spojrzał na to zewnętrzny, obiektywny specjalista.

Czym jest audyt logistyczny w przedsiębiorstwie? Jeśli chcesz poznać garść przydatnych informacji na ten temat, zapoznaj się z naszym tekstem – nie pożałujesz!

Co to jest audyt logistyczny? Definicja i podstawowe informacje

Przez audyt rozumie się proces, w którego ramach pracownik, czyli doświadczony audytor, zajmuje się oceną różnych obszarów działania firmy. W pewnym sensie możemy porównać to do… inwentaryzacji sklepu. Oczywiście, między tymi dwoma zadaniami występują różnice. Z drugiej jednak strony cel obu rozwiązań jest dość prosta – sprawdzić, czy wszystko jest na swoim miejscu i działa poprawnie.

Zasadniczo, audyt logistyczny magazynu to proces, który pozwala osiągnąć takie korzyści jak:

  • znalezienie błędów i nielogicznych rozwiązań, które obniżają jakość pracy całej organizacji,
  • doradztwo w zakresie tego, jakie dodatkowe działania można jeszcze podjąć, by zwiększyć konkurencyjność firmy w dłuższej perspektywie.

Taki stan rzeczy oznacza, że audyt logistyczny ma dwojakie znaczenie. Z jednej strony umożliwia on identyfikację problemów w działalności firm, z drugiej zaś – daje przedsiębiorcy propozycje konkretnych rozwiązań.

Kiedy warto zdecydować się na audyt logistyczny w firmie?

Poniżej przedstawiamy Ci przykładowe kwestie, których badaniem zajmuje się wykwalifikowany audytor (lub cały zespół audytorów):

  • czas pakowania produktów na magazynie,
  • efektywność przepływu towarów z magazynu do klienta finalnego,
  • przeciętny koszt pojedynczej wysyłki,
  • sposób transportowania towarów w obrębie hali magazynowej oraz pomiędzy magazynem a klientem końcowym,
  • analiza sposobu, w jaki sporządza się dokumentację magazynową. Przykładowo, audytor logistyczny może doradzić, jakie jeszcze informacje powinny zawierać dokumenty dotyczące gospodarki magazynowej oraz co można zrobić, by przyspieszyć cały proces.

Z jednej strony, powyższe kwestie dotyczą stricte procesów operacyjnych, wpływając na efektywność działania firmy na co dzień. Z drugiej jednak skuteczność działania w tym zakresie przekłada się na zadowolenie klientów oraz wizerunek przedsiębiorstwa – a zatem mowa jest już o wymiarze strategicznym.

Dlaczego o tym piszemy? To proste: aby wyjaśnić, kiedy warto zdecydować się na audyt logistyczny w firmie. Jest to zapewne jedna z tych kwestii, które budzą liczne wątpliwości oraz pytania przedsiębiorców.

Jeśli chodzi o to, jak często powinno się korzystać audyt logistyczny w firmie, musisz wiedzieć, że nie powinno być to jednoznaczne działanie. Wręcz przeciwne – aby przedsiębiorca mógł uzyskać trwały wzrost sprawności działania, powinien on zlecać takie badanie więcej niż 1-2 razy.

Zaleca się regularność w tym zakresie; dzięki temu możemy zbadać, jak kształtują się zmiany na przestrzeni czasu; można to osiągnąć np. poprzez zlecanie audytu w odstępach rocznych. Tak rozumiany audyt logistyczny nie stanowi jednorazowej, doraźnej pomocy, ale wręcz przeciwnie – należy traktować go wówczas jako coś, co zapewni rozwój Twojego biznesu.

Kto przeprowadza audyt logistyczny w przedsiębiorstwie?

Audyt procesów logistycznych to proces, którego realizację można powierzyć:

  • freelancerami, którzy na co dzień zajmuje się analizą procesów biznesowych oraz ich optymalizacją,
  • zewnętrzną firmą, która zatrudnia fachowców.

Niezależnie od tego, w jakiej formie zostanie nawiązana współpraca ze specjalistami ds. audytu logistycznego (umowa zlecenia, o dzieło, kontrakt B2B), pewne jest jedno. Jeśli chcesz osiągnąć sukces, tzn. doprowadzić do usprawnienia pracy firmy, musisz nawiązać współpracę z doświadczonym profesjonalistą.

Obszary podlegające audytowi logistycznemu

Określenie „audyt logistyczny” sugeruje, że analizy te obejmują wyłącznie procesy związane z dystrybucją towarów. Tymczasem, rzeczywistość wygląda nieco inaczej, ponieważ usługa jest bardziej kompleksowa – za każdym razem obejmuje ona także takie obszary (działy) jak np. zarządzanie, IT, sprzedaż, księgowość czy produkcja… oraz wszystkie działy, z którymi logistyka ma punkty styczne (czyli… właściwie każdy dział w przedsiębiorstwie).

Jak przeprowadza się audyt – etapy

Audyt logistyczny to proces, który składa się z pojedynczych czynności. Dopiero połączenie tych pojedynczych procedur sprawi, że jako przedsiębiorca uzyskasz realne wsparcie dla biznesu. Etapy audytu logistycznego przedstawiliśmy poniżej:

  • analiza sytuacji, w jakiej znajduje się firma – na tym etapie audytor pozyskuje informacje, które są niezbędne w celu oceny, czy procesy są dobrze zorganizowane. Aby dowiedzieć się jak najwięcej o sytuacji w danej firmie, zewnętrzny doradca rozmawia z jej menedżerami oraz pracownikami szeregowymi, analizuje dokumentację, obserwuj poszczególne procesy itp.,
  • wydanie raportu na podstawie dostępnych danych – musi poprzedzić go rzetelna i wyczerpująca analiza sytuacji biznesowej w firmie,
  • zaproponowanie klientowi propozycji takich działań, które zwiększą skuteczność działania firmy.

Oczywiście to, jakie będą etapy audytu logistycznego w danej firmie, jest kwestią stricte indywidualną i zależy od wielkości firmy-klienta, jego potrzeb itp. Tak wykonywany audyt może zająć od kilku do kilkunastu dni roboczych.

Zalety płynące z audytu logistycznego

Rosnąca popularność audytu logistycznego nie byłaby możliwa, gdyby usługa ta nie oznaczała licznych korzyści dla przedsiębiorcy. Przede wszystkim, pozwala ona na optymalizację kosztów prowadzonego biznesu. Z jednej strony w czasie audytu szuka się oszczędności (np. poprzez redukcję wydatków na magazynowanie towarów), z drugiej zaś opracowuje sposoby na zwiększenie wydajności procesów.

Efektem audytu logistycznego powinny być takie zmiany, które usprawnią pracę firmy. Dzięki temu czas dostawy powinien się skrócić, a odsetek uszkodzonych przesyłek – zmniejszyć. Tym samym, audyt logistyki jest dobrym sposobem na budowanie wizerunku marki jako solidnego dostawcy. W wielu przypadkach okazuje się, że ta solidność przemawia skuteczniej niż niejedna profesjonalna kampania marketingowa.

Audyt w firmie. Podsumowanie

Logistyczny audyt w firmie to rozwiązanie, które wciąż jeszcze nie jest powszechnie stosowane. To błąd, ponieważ można dzięki niemu ocenić na przykład, jakie problemy w dystrybucji trapią daną firmę (w zależności od indywidualnej sytuacji może być to zbyt długi czas dostawy, niska jakość opakowań produktowych itp.). Profesjonalny audyt logistyczny jest usługą, która pozwala znaleźć odpowiedzi na te pytania.

Wszystko to sprawia, że audyt nie jest zbędnym kosztem, którego powinniśmy unikać podczas prowadzenia biznesu. Wręcz przeciwnie – to raczej cenna inwestycja w rozwój biznesu.